Search

————— Armadillo Accounting ——————–

Software LENGKAP untuk kebutuhan managemen dan akuntansi (pembukuan) Toko Bangunan dan sejenisnya

Waspadalah pada Penggelapan Uang Tagihan oleh Sales , ini cara menghindarinya

acc offJika Anda saat ini mempunyai sales (keliling) ,atau berkeinginan melakukan penjualan dengan bantuan sales, Sebaiknya Anda menyimak pembahasan berikut ini, siapa tahu Anda bisa mengambil manfaat dari pengalaman orang lain, sehingga Anda bisa lebih bijak dalam menyikapinya.
Tidak sekali dua, cerita ini kami dengar dari para pelanggan kami. Saat usaha Anda bukan pada skala mikro lagi, yaitu adanya penjualan sudah rutin dan Anda sudah mengembangkan penjualan dengan menggunakan bantuan sales yang berkeliling dari toko satu ke toko lainnya. Dimana pembayarannya bisa secara cash maupun piutang. Maka semakin bertambahnya waktu, pelanggan Anda juga akan semakin bertambah banyak, dan juga (biasanya) jumlah piutang Anda juga semakin meningkat (besar).
Nah dari sini , teori “ Pay later Collect early “ (yang sudah saya tulis pada postingan sebelumnya) mulai jalan. Kesalahan para pengusaha toko material (kalau bisa di katakan kesalahan) adalah melakukan collect early (menagih) dengan cara dititipkan pada sales bersangkutan, yaitu saat sales tersebut melakukan pengiriman barang berikutnya.
Hal ini selain praktis, juga menghemat biaya, karena tidak perlu ada bagian penagihan, yang berarti adalah menambah biaya gaji lagi dan juga menghemat transport untuk penagihannya.
Dari sisi penghematan dan efisiensi memang tindakan ini benar, akan tetapi dari sisi controlling, sangat lemah sekali. Kenapa ? Karena satu-satunya nya orang yang contact dengan pelanggan kita tersebut hanyalah sales kita itu saja.
Sebenarnya masalah tidak akan terjadi jika semua pekerjaan dilakukan sesuai dengan asumsi kita, artinya jika terjadi pembayaran piutang yang dititpkan ke sales, maka sales seharusnya akan langsung setor uang pembayaran tersebut ke bagian piutang. Demikian seterusnya.
Namun pernahkah Anda berpikir, bahwa sales Anda terkadang tidak melakukan tugas dengan semestinya. Padahal Anda sudah mempercayakan penagihan pada sales, akan tetapi saat pelanggan tersebut membayar, sales Anda tidak memberikan secara langsung pembayaran tersebut kepada bagian administrasi piutang. Pembayaran tersebut “dipinjam” terlebih dahulu oleh sales dengan mengatakan bahwa pelanggan belum melakukan pembayaran. Masalah berawal dari sini, saat sales tersebut “meminjam” uang dalam jumlah kecil dan tidak terdeteksi, maka akan ada kecenderungan semakin meningkatkan “pinjaman”nya, yang ujung-ujungnya jumlah “pinjaman” semakin besar dan tidak ada keinginan sales untuk mengembalikan (karena memang tidak terdeteksi). Masih mendingan jika sales tersebut akhirnya bisa mengembalikan uang yang “dipinjamnya”, tapi ada kalanya yang membikin masalah lebih rumit lagi saat sales tersebut mengundurkan diri. Wah tambah runyam deh…

Setelah Anda memahami masalah yang ada, maka kembali lagi kami ingin mengatakan pentingnya komputerisasi pada usaha toko bangunan atau material.
Dengan komputerisasi yang di lakukan pada management piutang Anda, sebenarnya bisa dijadikan alat Bantu untuk mengatasi masalah tersebut, (kita namakan alat Bantu karena secanggih apapun system yang kita bangun, tidak akan sempurna jika yang menjalankannya memang punya niatan untuk berlaku curang).
Didalam sebuah system koputerisasi yang baik, biasanya antara modul penjualan dengan modul piutang sudah terintegrasi, artinya jika sebuah penjualan dilakukan (di entry) tanpa terjadi pemasukan kas, maka otomatis akan menambah piutang si pelanggan tersebut.

Nah dari sini … Anda mempunyai daftar piutang yang lebih valid untuk masing-masing pelanggan Anda. Anda tinggal mencetak laporan masing-masing piutang pelanggan Anda secara berkala, untuk di konfimasikan kepada pelanggan Anda. Istilah akuntansinya, kita melakukan “rekonsiliasi” piutang.

piutang
Gambar 1. daftar piutang

Cetak daftar piutang tersebut , kemudian kirim via surat kepada pelanggan Anda di sertai surat pengantar yang kurang lebih isinya adalah sebagai berikut :

Pelanggan YTh..
Berikut adalah lampiran data piutang Anda saat ini pertanggal 31 Desember 2008,
Mohon konfirmasikan kepada kami jika terdapat perbedaan pencatatan dengan data yang Anda punya ,
Terima kasih telah setia menjadi pelanggan kami ,
Hormat kami Management

piutangcetak1

contoh lampiran cetakan daftar piutang dari system komputer

Dengan diberi catatan bahwa “ Ini Bukan Tagihan”Dan yang mengirim pemberitahuan ini bukan sales Anda

Berapa lama kah jarak waktu kita mengirmkan surat ini ? relative, di lihat dari rutinitas pergerakan piutang bisa 3 bulan, setengah tahun atau setahun sekali.
Dengan adanya surat ini maka akan mencegah terjadinya kebobolan dan juga akan meningkatkan prestige Anda di mata pelanggan, karena akan dengan jelas kelihatan bahwa Administasi pembukuan anda sudah rapi, sehingga pelangan tidak akan meremehkan atau main-main masalah keuangan dengan kita para pengusaha toko bangunan.
Demikian yang bisa kita sharing semoga bermanfaat .. punya pengalaman yang sama? apa komentar Anda?..

Catatan:
Saya ingin membuat catatan kecil mengenai kejadian ini:
1.meskipun pengusaha Toko bangunan sudah pernah di kibulin oleh salesnya, saya melihat, mereka memandangnya sebagai suatu hal yang harus dijalani dalam proses bisnisnya, dalam bahasa jawa dikatakan ”legowo”, mereka memandangnya bukan sebagai suatu kerugian (meskipun dalam kenyataannya memang kerugian) tetapi mereka lebih melihatnya sebagai “Learning Cost” dalam hal pembelajaran bisnisnya. Dan kadang hal inilah yang membuat bisnisnya malah makin besar.

2.Untuk para sales yang sudah melakukan hal seperti diatas, mohon segeralah mengembalikan “pinjaman” nya.

3.Dan yang terakhir saya ingin ingin memberi semangat untuk terus maju kepada para pengusaha toko bangunan ( terutama yang sudah pernah di kibulin :) he he he, tetap semangat pak )

About these ads


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.