Search

————— Armadillo Accounting ——————–

Software LENGKAP untuk kebutuhan managemen dan akuntansi (pembukuan) Toko Bangunan dan sejenisnya

Panduan cara memilih waktu yang tepat untuk investasi komputerisasi Toko Bangunan Anda

businessman-working-online-thumbs-upInvestasi? Ya investasi. Karena jika saat Mengkomputerisasi usaha, Anda menggunakan vendor yang sudah memiliki produk baku (paten), maka hal itu adalah sebuah investasi dan bukan biaya )*. Akan tetapi jika mengkomputerisasi, Anda menggunakan jasa programmer, maka komputerisasi Anda merupakan biaya, meskipun sama sama mengeluarkan sejumlah dana.

)* . perbedaan antara investasi dan biaya akan dibahas dalam postingan lain.

Tahukah Anda kapan seharusnya waktu yang tepat untuk melakukan investasi komputerisasi ?

Terkadang kita ragu untuk melakukan sesuatu, meskipun itu adalah sesuatu yang baik. Akan tetapi jika dikaitkan dengan tindakan usaha yang harus  “mengeluarkan sejumlah dana”, maka kita benar-benar harus bijaksana dan  tepat menentukan kapan hal itu akan dilakukan.

Khusus untuk usaha yang baru berdiri, bisa di katakan waktu terbaiknya (untuk komputerisasi) adalah di awal usaha, karena dengan melakukannya di awal usaha, Anda sudah punya visi kedepan bahwa usaha Anda ini akan menjadi besar, dan nantinya akan berjalan secara auto pilot.Juga dengan komputerisasi di awal ,Anda sudah bisa menerapkan (memiliki) SOP (Standard Operating Procedure) yang tepat bagi usaha Anda. Meskipun dalam waktu berjalan nantinya, bisa jadi karyawan sering berganti-ganti, akan tetapi Anda tidak perlu bingung lagi, karena sudah ada SOP yang baku.

Tapi Bagaimana jika usaha Anda sudah berjalan? Kapan waktu yang tepat?

Berikut beberapa tip yang dapat dijadikan acuan kapan saat yang tepat untuk investasi komputerisasi berdasarkan pengalaman team Armadillo dalam mengkomputerisasi di sejumlah pelanggan:

  1. Saat memiliki dana berlebih

Karena ukuran “ lebih “ itu relative dan tidak bisa dikatakan berapa jumlahnya, tapi ada sebuah ukuran “lebih” yang bisa menjadi acuan dalam sebuah usaha. Berikut ilustrasinya:

  • Istilah “lebih” adalah saat Anda bisa atau terpikir untuk membeli atau mengembangkan ASSET. Misal jika Anda bisa atau terpikir untuk menambah rak atau etalase , berarti Anda sedang memilki dana lebih.
  • Contoh lain, saat Anda terpikir untuk memperbesar atau memperluas toko , maka Anda sedang memiliki dana lebih.
  • Atau mungkin saat Anda sudah mulai memikirkan untuk melakukan kegiatan tersier misal rekreasi pribadi, maka bisa dikatakan Anda memiliki dana lebih
  • Akan tetapi meskipun Anda memilki dana untuk membeli semen (untuk dijual lagi) satu truk, tidak bisa di katakan Anda memiliki dana lebih. Karena semen bukan asset akan tetapi persediaan.

Bagaimana? bisa dipahami?, Jadi dana lebih bukan pada ukuran jumlah uang , akan tetapi feeling Anda sebagai seorang pengusaha dalam mengalokasikan dana yang Anda punya.

 

  1. Saat sesuatu yang “buruk” terjadi berulang

Tidak selalu dalam menjalankan usaha kita selalu bernasib baik, kadang ada kalanya hal-hal yang tidak kita sangkakan bisa terjadi, bisa sesuatu yang baik dan bisa juga sesuatu yang kurang baik.

Saat sesuatu yang kurang baik terjadi,apalagi lebih dari sekali, maka sebaiknya Anda melakukan sesuatu untuk mencegah agar tidak terjadi hal tersebut untuk kedua atau kesekian kalinya.

Adapun sesuatu hal buruk yang terjadi yang bisa dicegah dengan melakukan komputerisasi diantaranya.

  • Hilangnya barang persediaan (selisih hitungan di buku dengan di gudang/rak)

Barang hilang tidak selalu terjadi karena barangnya dicuri, barang hilang yang dalam hal ini artinya terjadi selisih hitung antara buku dengan jumlah barang yang ada, bisa terjadi karena beberapa hal berikut:

  1. Salah penulisan saat jual barang, yang di jual barang A tapi yang di tulis di nota jual adalah barang B, sehingga jumlah barang A berlebih (di buku) sedangkan barang B kurang.
  2. Kasir bermain curang atau lalai, dengan tidak menulis di nota barang yang dijual. (pelanggan tidak minta nota)
  3. Barang dicuri pelanggan
  4. Barang dicuri orang dalam
  5. Salah letak atau salah identifikasi barang

 

  • Kasir curang

Masalah ini merupakan masalah yang berhubungan dengan control keuangan (kas) yang di pegang oleh kasir.

 

  • Pelanggan nakal

Tidak selalu yang berbisnis dengan kita adalah pelanggan yang baik. Sering kali kita juga dihadapkan pada pelanggan nakal. Adapun kecurangan yang mungkin di lakukan pelanggan adalah

  1. Lalai pada hutangnya, artinya jika catatan piutang kita amburadul, maka bisa kelolosan hitungan piutang seorang pelanggan.
  2. Me retur barang yang bukan dari kita
  3. Membayar dengan cek kosong / blong

Jika hal-hal “buruk” diatas terjadi di toko Anda, saran kami segeralah melakukan komputerisasi.

 

  1. Saat tutup buku akhir tahun

Dan pemilihan waktu yang tepat untuk komputerisasi berikutnya adalah saat akan tutup buku atau biasanya di akhir tahun.

kenapa harus diakhir tahun?

Karena dengan melakukan nya di akhir tahun, Anda biasanya sekaligus melakukan stock opname untuk mengevaluasi kemajuan usaha Anda, dan juga mem valid kan data persediaan Anda.

Karena proses stock opname ini cukup memakan waktu dan tenaga, maka akan sangat sayang jika data barang yang sudah valid tersebut harus “amburadul” lagi di akhir tahun berikutnya.

Program Komputer akuntansi semacam Armadillo Accounting (armadilloaccounting.com) adalah program akuntansi yang otomatis mengeluarkan laporan keuangan. Artinya saat Anda memasukkan data bagus (Gold) maka otomatis yang keluar di laporan adalah data bagus/valid (Gold) juga, akan tetapi jika yang dimasukkan data asal-asalan (Garbage), maka yang di tampilkan di laporan nya juga data yang kurang valid juga (Garbage). Karena system computer akuntansi itu hanya bersifat Dummy. GIGO (Gold in Gold Out, Garbage In Garbage Out)

 

Sebelum atau sesudah tutup buku (stock Opname) ?

Sebaiknya sebelum stock opname, karena dengan memulainya sebelum stock opname Anda bisa mem prolognya dengan beberapa hal berikut:

  1. Menyiapkan data pelanggan dan jumlah piutangnya
  2. Menyiapkan dan memasukkan nama-nama barang (tidak termasuk jumlah karena jumlahnya nanti diperoleh saat stock opname)
  3. Menyiapkan data pemasok beserta hutang kita
  4. Berlatih menjalankan transaksi harian komputerisasi (penjualan, pembelian, mencetak nota dan laporan,cara bayar hutang dan piutang dan lain-lain)

Sehingga saat Anda selesai melakukan tutup buku dan stock opname , Anda bisa langsung menjalankan komputerisasi dengan data yang valid dan karyawan yang sudah bisa menjalankan komputerisasi. Karena meskipun data sudah valid akan tetapi jika tidak di jalankan dengan baik, maka hasil laporan nya juga tidak akan maksimal.

Jika tidak bisa sebelum stock opname, lakukan sesudahnya. Akan tetapi jangan terlalu jauh jarak waktunya, karena akan susah untuk melakukan kejar data hariannya

Adapun waktu yang kurang tepat dalam melakukan komputerisasi bisa terjadi di saat-saat berikut:

1. saat Anda tidak memiliki dana lebih

jika penjualan Anda sedang turun, atau dana Anda barusan habis untuk berinvestasi sesuatu yang lain

2. saat High Season (saat laris)

menjelang lebaran biasanya merupakan high season nya toko bangunan, sebaikknya Anda melakukan komputerisasi sebelum atau sesudahnya

3. Jika Anda setengah hati melakukannya

apapun yang dilakukan setengah hati akan menjadi kurang baik, demikian juga dengan komputerisasi. bayangan kegagalan biasanya sering mengiringi saat kita melakukannya dengan setengah hati

Well, demikian postingan kali ini , semoga bisa menambah wawasan Anda dalam menjalankan usaha. Silahkan share jika tulisan ini bermanfaat bagi yang lain.

Salam Sukses.

Armadillo Team


2 Comments on “Panduan cara memilih waktu yang tepat untuk investasi komputerisasi Toko Bangunan Anda”

  1. sugeng budiman says:

    Brp hrga soft ware unt toko bangungan, krn sy berencana untuk buka toko bangunan


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s